و في الجزء الثاني ألخص لك عزيزي القارئ أهم الممارسات الإدارية التي يجب أن تقوم بها للحصول على أكبر قدر من كفاءة و فعالية التطوع مما يساعدك فيما بعد على استرجاع المتطوعين و توظيف متطوعين جدد
في البداية يجب أن تعلم أن الأدوار التطوعية تختلف بحسب المهمة المطلوبة و تنقسم إلى 3 أنواع رئيسية:
· دور قيادي
· دور خدمي (تقديم خدمة)
· الدعم
و بغض النظر عن أي الأنواع نتحدث, يمكننا اختصار المشهد التطوعي الفعال في 12 ممارسة ألخصها هنا ثم أقوم بإذن الله بتفصيل كل منها في أجزاء منفصلة من هذه السلسلة:
1. بداية المهمة:
البداية تكون بوجود مهمة معينة يراد توظيف متطوعين لها و في العادة يكون لدى المنظمات و الجمعيات المختلفة قاعدة بيانات بأفراد يرغبون في التطوع فيها. و إن كانت المنظمة في بدايتها فمن أفضل الوسائل هي عمل إعلانات سواء في الجامعات و النوادي أو المنتديات و المواقع الاجتماعية مثل الفيس بوك.لابد هنا من وجود شيئين رئيسيين (سأقوم بإذن الله بتفصيلها فيما مقالات أخرى):
1) إعلان تطوع مبني على أسس سليمة
2) توصيف وظيفي واضح يشمل تفاصيل المهمة و التوقيت إضافة للتوقعات و المزايا إن أمكن
2. البحث عن المتطوع المناسب:
قد تكون هذه الممارسة تحديدا هي الفاصل الرئيسي في نجاح المهمة التطوعية و مع وجود استراتيجيات جيدة تهدف لجعل هذه الممارسة أكثر فعالية إلا أن الخبرة في الموارد البشرية لها أثر كبير في جعلها أكثر سهولة و نعومة. المشكلة في المجال التطوعي تحديدا هي أنه "عمل تطوعي" و بالتالي لابد أن تتأكد من وجود ذلك الحافز الخفي داخل المتطوع و تحاول تنميته. مزيد من التفاصيل عن هذه الممارسة و ربطها بنموذج تعيين المتطوعين في مقالات أخرى ضمن هذه السلسلة3. مقابلة المتطوع و تعيينه:
يجب أن تتم بحرفية شديدة لأن الانطباعات الأولى تدوم. و تبدأ هذه الممارسة برسالة تعيين ترسل للمتطوع المرتقب و تتكون من 3 أجزاء: احتياج التطوع - كيف يمكن للمتطوع المساعدة - مزايا التطوع لهذه المهمة. ثم يتم استقبال الرد و يتم التأكد قدر الإمكان من قدرة المتطوع على الاستجابة و الالتزام بأداء المهمة في خطة زمنية محددة إن أمكن.يتم بعد ذلك مقابلة سواء بالهاتف أو الحضور الشخصي تكون بغرض التوجيه و التعرف على المنظمة بالأساس و شرح أكثر عن التدريب الذي سيتلقاه المتطوع و غيره من المتابعات و الإشراف.
4. الإشراف على المتطوع:
الإشراف و المتابعة للمتطوعين يمثلان لب الممارسة التطوعية و تتراوح فيها كفاءات المنظمات المختلفة. و على أي حال فلابد للإدارة أن تعي دورها في الإشراف على المتطوع و ما هي آليات الإشراف نفسه و كيفية تكوين فرق منظمة متكاملة من المتطوعين لأداء مهمة أو مجموعة مهمات بعينها.5. تحفيز المتطوع:
قد يظن البعض أن التحفيز وظيفة سهلة و قد يظنها البعض صعبة, و لكن عليك أن تعرف أن التحفيز هو عصب التطوع و يبدأ منك أنت شخصيا. نعم, عليك أن تحفز نفسك أنت كقائد أولا ثم تحاول أن تعمل على تناغم أهداف المنظمة مع أهداف المتطوعين. على أي حال التحفيز موضوع لابد أن يسرد له مقال منفصل و المفتاح هو أنت كشخص قبل المتطوعين أنفسهم.
6. تنمية مهارات المتطوع:
تذكر أنه عمل تطوعي, و من حق المتطوع على المنظمة أن يخرج بخبرة أو مهارة جديدة يستفيد منها و يملأ منها فراغا في سيرته الذاتية و حياته العملية فيما بعد. هناك العديد من المهارات التي يمكن للمنظمة أن تساهم في صقلها و تنميتها و منها القيادة و مشاركة المتطوع في صناعة الأفكار و القرارات داخل المنظمة.
7. إبداء الرأي و الملاحظات:
القدرة على ملاحظة أداء المتطوع و إبداء الرأي في كفاءته في أداء المهمة لابد أن يتم بشكل دوري حتى يكون المتطوع أكثر اطمئنانا و تعرفا على خطوات و متطلبات المهمة المختلفة. و تقوم الإدارة بعمل نماذج لتقييم الأداء و المراقبة بشكل يتحقق من وراءه نتيجة مثالية من التطوع. و لا يكون هم المنظمة هو تقييم الفشل و لكن شكر المتطوع على الأداء الجيد ضروري أن يتم بشكل دوري أيضا.
8. تسجيل مجريات التطوع:
التعلم من التجارب و تدارك أخطاء العملية التطوعية لابد أن يتم بمنهجية و موضوعية. و من هنا تأتي أهمية التسجيل لما يتم تداوله في مراحل التطوع المختلفة, بداية من محاضر الاجتماعات مع المتطوعين و مرورا بالمراجعات التي تتم أثناء الإشراف أو الملاحظات أو تنمية المهارات و غيرها من الممارسات التي تتم مع المتطوع.
9. مراقبة موعد التسليم:
قد تكون هذه الممارسة تحديدا من اكثر ما يسبب التوتر في العلاقة بين المتطوع و المنظمة. و قد يكتتشف من خلالها عدم كفاءة المتطوع أو التزامه أو عدم فهمه لمتوقعات الوظيفة التطوعية. و لكن في كل الأحوال لابد لإدارة التطوع أن يكون عندها استراتيجية مناسبة للتعامل في هذه الممارسة بالشكل المناسب بغض النظر عن سلبية أو إيجابية النتيجة.
10. مقابلة المتطوع و استرجاعه:
قرب انتهاء المهمة بشكل كامل لابد من مقابلة أخرى مع المتطوع تبين له فيها النتائج المتحققة من تطوعه و تدعوه لترشيح متطوعين للمهام الأخرى التي تود في تنفيذها المنظمة. و بتشجيع المتطوع و إخباره بالفرق الذي صنعه في المنظومة سيكون من السهل عليه أن يرجع لمساعدة المنظمة في مهام أخرى.
11. الاحتفاء بالمتطوع:
التقدير و الاحتفاء بالمتطوع له أثر كبير في العملية التطوعية برمتها و ليس فقط للمتطوع نفسه. و لذلك لابد من ابداء التقدير بالشكل الذي يتناسب مع شخصية المتطوع و طبيعة المهمة التي قام بتنفيذها. مزيد عن هذه الممارسة و آلياتها في مقالات أخرى.
12. نهاية المهمة:
تهانينا فقد أنهيت الممارست التطوعية بشكل حرفي سيساعدك على اجتذاب مزيد من المتطوعين الأكفاء كما سيساعدك على التسويق المتميز لمنظمتك. نهاية المهمة التطوعية لابد أن تكون بداية لواحدة أخرى أكثر كفاءة و أكثر استدراكا لأي أخطاء تمت خلال الممارسة السابقة. إنها عملية متغيرة متباينة الظروف و لكن بغض النظر عن أي أخطاء, علينا دائما الإصرار على العمل بحرفية و منهجية حتى نصل إلى الأهداف و النتائج بخطوات ثابتة.
هذا المقال يمثل ملخص لـ 12 ممارسة أثناء التطوع و في الجزء الثالث بإذن الله نقوم بسرد آليات و سياسات فعالة لكل ممارسة حتى تتضح الصورة. ثم تنتهي السلسلة (نحو إدارة ناجحة لعملية التطوع) بشكل سرياني لتسهيل الممارسات و السياسات معا.
و الله المستعان و نسأله أن ينفع بهذه السلسلة و بغيرها.
و كتبه
20 أكتوبر ٢٠١٢ / 4 ذو الحجة ١٤٣٣
شكرا على المجهود الرائع و في انتظار باقي السلسلة لنرى الشكل السرياني :)
ردحذفFlow chart is coming soon inshaa Allah :)
ردحذف