"نحو إدارة ناجحة لعملية التطوع" ستكون سلسلة مميزة و ممتعة بإذن الله لكل من يهتم بشئون التطوع و تنمية مهارات القيادة.....في كل جزء سيكون هناك عنوان مميز أو تجربة مميزة و أرجو مراجعة سلسلة "عن العمل التطوعي التنموي و الاجتماعي في مصر" لتقدير أهمية التطوع في بناء المجتمعات و الدول و معرفة دور كل الجهات في تحفيز و استثمار التطوع.
نبدأ هذه السلسلة بإجابة
سؤالين: 1) لماذا نحتاج أن ندير عملية التطوع؟ 2) كيف تبدأ و تنتهي دورة
التطوع؟
لماذا نحتاج أن ندير
عملية التطوع؟
الإجابة ببساطة أن
المنظمة التي تطلب متطوعين ما هي إلا شركة أو مؤسسة و لكن الفرق أنها في معظم
الأحيان تكون غير هادفة للربح. و من كونها مؤسسة فبديهي أنها تحتاج لإدارة الأفراد
و الذين عادة ما يكون أغلبهم من المتطوعين.
المشكلة تكمن في أن هناك
عدة مؤسسات أو مبادرات تطوعية لا تهتم بإدارة المتطوعين و لذلك لا تستمر و يكون كل
ذلك الجهد المبذول مع حسن النية مهدرا مما قد يصيب القائمين على المنظمة بالإحباط
و سرعان ما تنتهي و تتلاشى من الساحة و قد نرى أمثلة لذلك بعد ثورة 25 يناير حيث
ازدادت حماسة الشباب و بدأت تظهر العديد من التجمعات و المبادرات التي سرعان ما
تلاشت بسبب سوء أو انعدام الإدارة.
نخلص من ذلك أن إدارة
التطوع لا تقل أهمية عن إدارة الموظفين في المؤسسات الربحية بل ربما تكون أكثر
تحديا لعدة أسباب نذكرها في حينها.
كيف تبدأ و تنتهي دورة
التطوع؟ (مراحل الدورة التطوعية)
من أجل نجاح تجربة التطوع
لابد أن تحتوي الدورة التطوعية على المراحل الآتية:
1. التخطيط:
التخطيط ضروري للغاية
لنجاح برنامج التطوع و يشمل عدة نقاط مثل:
§
تصميم الوظائف التطوعية
§
عمل نماذج التقديم للتطوع
§
تطوير سياسات و إجراءات
للنشاط التطوعي
§
توعية الأفراد داخل
المنظمة بأهمية التطوع
2. التوظيف و
الاختيار:
العصف الذهني و المشورة
مع الآخرين من العوامل الأساسيىة في الاختيار و التوظيف للمتطوعين حيث لابد من أن
نجيب هذه الأسئلة:
§
من هو المتطوع الأمثل؟
§
لماذا سيكون مهتما
بالانضمام؟
§
متى و أين يمكنك الوصول
لهؤلاء المتطوعين؟
§
كيف تعمل رسالة توظيفية
من شأنها تشجيع هؤلاء المتطوعين للانضمام إلى منظومتك؟
3. التوجيه و التدريب:
في هذه المرحلة لابد أن
تعطي للمتطوع معلومات عامة عن منظمتك و معلومات محددة عن وظيفته التطوعية. و يشعر
ذلك المتطوعين بالثقة و أنهم جاهزون لأداء المهمة كما أن ذلك يجنبنا الوقوع في
العديد من المشاكل و يعرف المتطوع بما يمكن توقعه أثناء المهمة
4. الإشراف و التقييم:
لضمان كفاءة المتطوع و
انجاز المهمة التطوعية على أكمل وجه لابد من تبادل الآراء بينك و بين المتطوع حيث
يطمئن و يتأكد الطرفان من سلامة سير العملية التطوعية.
التقييم المنتظم يساعد
على إتاحة الوقت لمراجعة أداء و وضع المتطوع و إذا ما كان لابد من تغييرات لضمان
رضا و كفاءة المتطوع و المنظمة على حد سواء
5. التقدير:
التقدير يحدث عادة بشكل
تلقائي و غير رسمي في كل مرة تشكر فيها المتطوع. و بشكل رسمي يمكن تكريم المتطوعين
بتنظيم حفلة تكريم خصيصا لهم. عليك أن تعرف المتطوعين جيدا و تقدرهم بناءا على ذلك
بالشكل اللائق الذي يشعرهم فعلا بالاهتمام و التقدير الحقيقيين.
بالتخطيط و الإدارة
الجيدة للتطوع ستتمكن من الإبقاء على المتطوعين الحاليين و سيجعلك ذلك مستعدا
دائما لتوظيف متطوعين جدد كلما بدأت دورة التطوع
في الجزء الثاني من هذه
السلسلة نتحدث بإذن الله عن نظام معياري لإدارة التطوع و نشرح فيما يلي من الأجزاء
آليات و استراتيجيات كل مرحلة في ذاك النظام.
أترككم في رعاية الله و
أمنه...
و الحمد لله رب العالمين
خالد
الأشموني
20 أكتوبر ٢٠١٢ / 4 ذو الحجة ١٤٣٣
© جميع الحقوق محفوظة لصاحب المدونة – و يجوز الاقتباس و استخدام المعلومات و لا يجوز بيعها أو استخدامها لأغراض تجارية
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق